Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

zwischen dem Kunden, der CleanOps nutzt (Auftraggeber / Verantwortlicher), und Andre Trindade Melim, SmartTime Solutions, Rhonestraße 2, 60528 Frankfurt am Main (Auftragnehmer).

Dieser Vertrag gilt für alle Kunden von CleanOps und wird mit der Registrierung bzw. mit Unterzeichnung des Hauptvertrags (Pilot- oder Nutzungsvertrag) Bestandteil der Vereinbarung. Auf Wunsch stellen wir eine unterzeichnete Fassung zur Verfügung.

§ 1 Gegenstand und Dauer

Der Auftragnehmer betreibt für den Auftraggeber die Software CleanOps zur Dokumentation und Kontrolle von Reinigungsleistungen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu diesem Zweck. Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags.

§ 2 Art der Daten und Kreis der Betroffenen

• Daten: Namen, dienstliche E-Mail-Adressen und Rollen der Nutzer; Reinigungsnachweise (Checklisten, Zeitstempel, Bemerkungen); Fotos der gereinigten Bereiche; optional Standortdaten (GPS) zum Zeitpunkt der Erfassung; Tickets und Kommentare; technische Protokolldaten.
• Betroffene: Beschäftigte des Auftraggebers und seiner Reinigungsdienstleister sowie Personen, die unbeabsichtigt auf Fotos erscheinen können (z. B. Kunden oder Besucher der Standorte).
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nicht bestimmungsgemäß verarbeitet.

§ 3 Weisungen

Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, dem Hauptvertrag und der Nutzung der Funktionen von CleanOps. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt, informiert er den Auftraggeber unverzüglich.

§ 4 Pflichten des Auftragnehmers

1. Personen mit Zugriff auf die Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
2. Der Auftragnehmer trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 1 (Art. 32 DSGVO).
3. Er unterstützt den Auftraggeber bei Anfragen Betroffener (Art. 12–23 DSGVO) sowie bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO.
4. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet er dem Auftraggeber unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.
5. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland bzw. der EU statt.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt den Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen – Serverbetrieb, Datenbank, Speicherung von Fotos und Backups; Rechenzentren in Deutschland.

Über beabsichtigte Änderungen informiert der Auftragnehmer mindestens 30 Tage im Voraus. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Hauptvertrag außerordentlich kündigen.

§ 6 Kontrollrechte

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen nach vorheriger Ankündigung (in der Regel 14 Tage) während der üblichen Geschäftszeiten, soweit dadurch keine Daten anderer Kunden offengelegt werden.

§ 7 Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Hauptvertrags stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Wunsch einen Export der Daten zur Verfügung und löscht sämtliche Daten innerhalb von 30 Tagen; Backups werden im regulären Rotationszyklus (höchstens 7 Tage) überschrieben. Während der Laufzeit werden Fotos gemäß der vereinbarten Aufbewahrungsfrist gelöscht.

§ 8 Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO sowie ergänzend der Hauptvertrag. Bei Widersprüchen geht dieser AVV dem Hauptvertrag in Fragen des Datenschutzes vor. Es gilt deutsches Recht.